Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych dotyczących kontaktu z Flowpeek, zamawiania i rozliczania naszej usługi oraz obsługi kont i wsparcia jest FLOWPEEK PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA (Flowpeek P.S.A.), ul. Fryderyka Szopena 35C, lok. W164, 35-055 Rzeszów, NIP 8133943331, KRS 0001209078. We wszystkich sprawach dotyczących danych możesz napisać na support@flowpeek.app lub na adres spółki.

Ta polityka obejmuje witrynę flowpeek.pl oraz przetwarzanie związane ze świadczeniem usługi Flowpeek. Jeśli odwiedzasz sklep naszego klienta, zapoznaj się także z polityką tego sklepu: jego właściciel decyduje o celach pomiaru, aktywnych integracjach i komunikacji do swoich klientów.

2. Jakie dane i w jakim celu przetwarzamy

Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, od podmiotu, który utworzył dla Ciebie konto, z przebiegu korzystania z usługi oraz od podłączonych przez klienta platform i operatora płatności. Zakres zależy od relacji z Flowpeek.

• Kontakt i zapytania: e-mail, imię, treść korespondencji oraz dane dobrowolnie podane w wiadomości. Gdy pytasz o zawarcie umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w pozostałych sprawach nasz uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji — lit. f. Formularz kontaktowy na flowpeek.pl zapisuje imię, e-mail, treść wiadomości, datę zgłoszenia oraz wersję i czas potwierdzenia informacji o prywatności, aby dokumentować sposób obsługi kontaktu. Wiadomość trafia do skrzynki formularza na serwerze witryny oraz do naszego systemu CRM, w którym prowadzimy dalszą rozmowę; dostęp do nich mają tylko upoważnione osoby z zespołu Flowpeek. O nowej wiadomości zespół dostaje powiadomienie w Google Chat. Gdy rozmowa prowadzi do współpracy, dane kontaktowe przenosimy w CRM do kartoteki klienta. Formularz nie wysyła powiadomień e-mail.
• Umawianie spotkań: imię i nazwisko, e-mail, wybrany termin i strefa czasowa oraz informacja, z której części witryny przyszła rezerwacja (parametry UTM). Spotkania online, takie jak demo Flowpeek albo bezpłatny przegląd analityki, umawiasz w Calendly. Podstawą są działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy — lit. b, a w zakresie oceny, które miejsca witryny prowadzą do rozmów, nasz uzasadniony interes — lit. f.
• Konto i realizacja umowy: login, e-mail, nazwa użytkownika, uprawnienia, dane firmy, sklepu i konfiguracji, historia obsługi oraz zabezpieczone dane logowania. Podstawą jest realizacja umowy — lit. b; dla upoważnionych pracowników klienta i zarządzania dostępem także uzasadniony interes w obsłudze tej współpracy — lit. f. Aplikacja może wysyłać skonfigurowane przez użytkownika powiadomienia i raporty; są to elementy obsługi konta, odrębne od newslettera marketingowego witryny.
• Rozliczenia: dane nabywcy, NIP, adres, identyfikatory zamówień i płatności, kwoty oraz statusy rozliczeń, w tym zakupów paczek kredytów Flowask, a także dane zbiorcze bez danych klientów sklepu: dzienne liczby zamówień i liczba domen paneli, z których wynika plan, oraz saldo i zużycie kredytów Flowask (liczba pytań, podsumowań AI i zużytych kredytów, bez treści rozmów). Podstawą jest umowa (lit. b) i obowiązki podatkowo-księgowe (lit. c).
• Bezpieczeństwo i roszczenia: informacje o logowaniach, zdarzeniach technicznych, adresie IP lub jego skrócie i korespondencji dotyczącej sporu. Serwer witryny zapisuje techniczne informacje o żądaniach w logach przechowywanych do 7 dni, a formularze kontaktu i newslettera chronimy przed nadużyciami ograniczonymi czasowo licznikami prób opartymi na skrócie (hashu) adresu IP, a przy zapisie do newslettera także adresu e-mail; liczniki nie służą profilowaniu reklamowemu. Podstawą jest uzasadniony interes w ochronie witryny i usługi oraz ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń — lit. f.
• Newsletter „Sklep pod lupą”: adres e-mail, treść i wersja zgody, czas i miejsce zapisu oraz status przekazania do GetResponse. Dane służą wysyłaniu porad o analityce e-commerce i wykorzystaniu Flowpeek, na podstawie dobrowolnej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO — oraz zgody na komunikację elektroniczną. Lokalną historię zapisów i zgód przechowujemy, aby wykazać udzielenie zgody — uzasadniony interes, lit. f. Zapis wymaga potwierdzenia adresu w wiadomości. Formularz kontaktu ani zakup usługi nie zapisują automatycznie do newslettera.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.): za Twoją zgodą zbieramy statystyki odwiedzin witryny flowpeek.pl — m.in. odwiedzane podstrony, źródło wejścia, przybliżoną lokalizację, typ urządzenia i przeglądarki oraz pseudonimowe identyfikatory zapisywane w cookies Google Analytics. Celem jest wyłącznie mierzenie ruchu i ulepszanie strony. Podstawą jest zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Skrypt Google Analytics działa w trybie Consent Mode v2: do czasu wyboru „Akceptuję wszystkie” albo „Tylko analityczne” nie zapisuje cookies analitycznych, a sygnały reklamowe (ad_storage, ad_user_data, ad_personalization) pozostają wyłączone także po akceptacji. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony.
• Flowpeek Tracker (nasze własne narzędzie): za Twoją zgodą zbieramy statystyki odwiedzin witryny flowpeek.pl: odwiedzane podstrony, źródło wejścia (adres strony odsyłającej i parametry UTM), typ urządzenia i przeglądarki, język, czas na stronie i przewinięcie, a także kliknięcia przycisków testu i umawiania spotkania, wysłanie formularza, użycie kalkulatora i filmu. Z adresu IP wyznaczamy kraj, region i miasto, a sam adres nie trafia do danych pomiaru. Odwiedzającego i sesję oznaczamy losowymi, pseudonimowymi identyfikatorami. Tracker nie odczytuje treści formularzy. Celem jest mierzenie ruchu i ulepszanie strony. Podstawą jest zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony.
• GetResponse Web Connect (GetResponse S.A.): za Twoją zgodą zbieramy informacje o odwiedzanych podstronach flowpeek.pl, adres IP, dane techniczne przeglądarki oraz identyfikator zapisywany w cookie śledzącym GetResponse. Jeśli wejdziesz na stronę z linku w naszej wiadomości, GetResponse łączy te wizyty z Twoim kontaktem na naszej liście, czyli z adresem e-mail. Celem jest sprawdzanie, które wiadomości prowadzą na stronę, i dopasowanie kolejnych wiadomości do tego, co Cię interesuje. Takie dopasowanie nie wywołuje wobec Ciebie skutków prawnych. Podstawą jest zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Kod działa wyłącznie po wybraniu „Akceptuję wszystkie” w banerze cookies. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony.

3. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane kontaktowe są potrzebne, żeby odpowiedzieć, a dane konta i rozliczenia — żeby zawrzeć i wykonać umowę. Bez wymaganych danych nie można zrealizować tych czynności. Zakres informacji wymaganych do wystawienia dokumentów rozliczeniowych wynika z przepisów.

Nie wysyłaj nam haseł, danych karty ani informacji wrażliwych w zwykłej wiadomości lub pytaniu do AI. Potwierdzenie zapoznania się z polityką w formularzu nie jest zgodą na reklamę.

Newsletter jest bezpłatny i dobrowolny. Nie wymaga konta w aplikacji. Bez adresu e-mail i zgody nie możemy wysyłać newslettera; rezygnacja nie wpływa na korzystanie z Flowpeek ani warunki abonamentu.

4. Dane odwiedzających i klientów sklepów

Właściciel sklepu jest administratorem danych swoich odwiedzających i klientów. Gdy obsługujemy te dane na jego polecenie, Flowpeek działa jako podmiot przetwarzający, na zasadach umowy powierzenia. Własna domena i wdrożenie server-side nie zmieniają automatycznie ról ani obowiązków dotyczących zgód.

W zależności od ustawień i podstaw przetwarzania aplikacja może otrzymywać pseudonimowe identyfikatory wizyt, odsłony i adresy stron, źródła ruchu, zdarzenia, czas aktywności, parametry urządzenia oraz dane zamówień: identyfikator, produkty, kwoty, walutę, status i zwroty. Pseudonimowy identyfikator nie oznacza, że dane przestają być osobowe.

Po włączeniu Flowprofile integracja może przekazywać także e-mail, telefon, identyfikator klienta oraz informacje o zgodach i ich pochodzeniu. Heatmapy mogą obejmować pozycje kliknięć, przewijanie i próbkowany ruch myszy; sam tracker heatmap nie pobiera treści pól formularzy. Osobno aktywowana integracja profili może przekazywać dane kontaktowe z konta, zamówienia lub obsługiwanych formularzy.

Żądanie dotyczące danych z konkretnego sklepu najlepiej skierować do jego właściciela. Flowpeek pomaga mu w obsłudze praw osób na zasadach powierzenia; nie wykorzystujemy samego dostępu do danych sklepu jako zgody na własny marketing do jego klientów.

5. Cookies i pamięć przeglądarki

Witryna marketingowa nie uruchamia pikseli reklamowych. Zewnętrzne narzędzia pomiaru są dwa i oba działają wyłącznie za Twoją zgodą. Google Analytics 4 zapisuje cookies analityczne (_ga, _ga_*) dopiero po wybraniu „Akceptuję wszystkie” albo „Tylko analityczne” w banerze cookies; przed decyzją i po odrzuceniu działa z odmową zgody, bez cookies analitycznych i reklamowych. Kod GetResponse Web Connect pobieramy dopiero po wybraniu „Akceptuję wszystkie”. Zapisuje on cookie śledzące GetResponse, które po wejściu z linku w naszej wiadomości pozwala rozpoznawać kolejne wizyty. Flowpeek Tracker, nasze własne narzędzie pomiaru, pobieramy dopiero po wybraniu „Akceptuję wszystkie” albo „Tylko analityczne”. Nie zapisuje cookies. W pamięci przeglądarki (localStorage, sessionStorage, IndexedDB) przechowuje losowy identyfikator odwiedzającego przez 12 miesięcy, identyfikator sesji, stan zgody i kolejkę niewysłanych zdarzeń. Po odrzuceniu tracker usuwa te identyfikatory i kolejkę, wysyła jeden sygnał o cofnięciu zgody i przestaje mierzyć. W pamięci przeglądarki zostaje wtedy tylko techniczny zapis tej decyzji. Twój wybór zapisujemy w pamięci przeglądarki (localStorage, flowpeek_cookie_consent) na 12 miesięcy, po czym zapytamy ponownie. Zmienisz go w każdej chwili przez „Ustawienia cookies” w stopce. Po odrzuceniu usuwamy cookies Google Analytics z domeny witryny, a po wycofaniu zgody marketingowej nie uruchamiamy już kodu GetResponse. Zapisanego wcześniej cookie GetResponse strona nie usuwa; możesz to zrobić w ustawieniach przeglądarki. Fonty, grafiki i film prezentacyjny są podawane z plików witryny. Film wczytuje się po otwarciu odtwarzacza i nie korzysta z zewnętrznego serwisu wideo. Logotyp usługi zewnętrznej nie jest jej skryptem śledzącym.

Niezbędne cookies mogą utrzymywać logowanie i chronić formularze przed nadużyciami. Panel aplikacji korzysta z cookie sesyjnego. Formularze kontaktu i newslettera na flowpeek.pl korzystają z flowpeek_contact_form, a panel zespołu obsługujący zgłoszenia — z flowpeek_contact_admin. Są to cookies sesyjne; zaplecze kończy logowanie po 30 minutach bezczynności lub po 8 godzinach. Zapis do newslettera łączy serwer Flowpeek z GetResponse; na stronie nie osadzamy formularza GetResponse, a kod śledzący Web Connect działa tylko za zgodą opisaną wyżej.

Pomiar Flowpeek w sklepie ma osobną konfigurację. Tracker wykorzystuje localStorage, sessionStorage i kolejkę IndexedDB, m.in. do identyfikatorów, stanu zgód i niedostarczonych zdarzeń. Nie tworzy własnego identyfikacyjnego cookie. Te technologie także podlegają zasadom ochrony prywatności; nazwa „first-party” nie zastępuje wymaganej zgody.

Zakres i czas pomiaru w sklepie opisuje jego administrator. Możesz zarządzać zgodami w udostępnionym przez sklep narzędziu oraz usuwać dane witryny w przeglądarce. Zablokowanie niezbędnej sesji może uniemożliwić logowanie lub wysłanie formularza.

6. Odbiorcy, integracje i dane z Google

Dostęp do danych mogą otrzymywać upoważnione osoby w zespole oraz dostawcy hostingu, infrastruktury, poczty, obsługi technicznej i księgowości — w zakresie potrzebnym do danej usługi i na odpowiedniej podstawie. Dane mogą być przekazane także organom uprawnionym na podstawie prawa.

Witryna flowpeek.pl, w tym formularz kontaktowy, skrzynka zgłoszeń i lokalna historia zapisów do newslettera, działa na serwerze dostawcy Hetzner Online GmbH w Niemczech (Unia Europejska), administrowanym przez nas za pomocą panelu CloudPanel. Dane formularzy są przechowywane na tym serwerze poza publicznie dostępnymi plikami witryny. Hetzner przetwarza je wyłącznie w zakresie utrzymania infrastruktury.

Wiadomości z formularza kontaktowego przekazujemy do naszego systemu CRM (oprogramowanie RISE), działającego na serwerze dostawcy dhosting.pl Sp. z o.o. w Polsce. Połączenie jest szyfrowane, a każde zgłoszenie podpisane kluczem witryny; nie przekazujemy adresu IP. Powiadomienie o nowej wiadomości — z imieniem, adresem e-mail, początkiem treści i źródłem zgłoszenia — trafia do zespołu w Google Chat, usłudze Google Workspace świadczonej przez Google Ireland Ltd. Dane mogą być przekazywane do Google LLC w Stanach Zjednoczonych; podstawą jest decyzja Komisji Europejskiej w sprawie EU-US Data Privacy Framework, w którym Google LLC uczestniczy.

Dostawcą infrastruktury aplikacji jest Hetzner Online GmbH. Korzystamy z dedykowanych serwerów w Niemczech, w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Lokalizacja ta dotyczy utrzymania aplikacji Flowpeek. Dane przekazywane do dostawcy AI obsługującego Flowask (domyślnie OpenAI, a przy własnym kluczu API dostawca wybrany przez klienta, zob. punkt 7) oraz przez aktywne integracje mogą być przetwarzane także poza EOG.

Płatności realizuje Stripe. Po wybraniu przycisku testu przechodzisz do formularza Stripe, w którym podajesz dane płatności; przez Stripe opłacasz też paczki kredytów Flowask kupowane w panelu. Witryna Flowpeek nie zapisuje pełnego numeru Twojej karty. Stripe może przetwarzać dane również we własnych celach związanych z płatnościami i bezpieczeństwem, opisanych w jego polityce.

Spotkania online umawiamy przez Calendly, usługę Calendly LLC ze Stanów Zjednoczonych. Po wybraniu przycisku „Umów demo” lub zapisu na przegląd analityki przechodzisz na stronę Calendly w nowej karcie; witryna Flowpeek nie osadza kalendarza ani skryptów Calendly. Calendly przetwarza dane rezerwacji na nasze zlecenie, a na swojej stronie stosuje własne pliki cookies opisane w jego polityce. Dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych; Calendly wskazuje, że uczestniczy w EU-US Data Privacy Framework, dla którego Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony.

Obsługę newslettera powierzamy GetResponse S.A. z siedzibą w Gdańsku. Po wysłaniu aktywnego formularza przekazujemy GetResponse adres e-mail oraz identyfikator listy newslettera. Usługa obsługuje potwierdzenie zapisu, wysyłkę i wypisanie. Po wybraniu „Akceptuję wszystkie” w banerze cookies GetResponse otrzymuje także informacje o wizytach na flowpeek.pl w ramach Web Connect (zob. punkty 2 i 5). Dane są przetwarzane na nasze zlecenie na zasadach powierzenia; szczegółowe informacje o odbiorcach i zabezpieczeniach można uzyskać pod support@flowpeek.app.

Po wyrażeniu zgody statystyki odwiedzin witryny przetwarza Google Ireland Ltd. (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) w ramach Google Analytics 4. Dane mogą być przekazywane do Google LLC w Stanach Zjednoczonych; podstawą takiego transferu jest decyzja Komisji Europejskiej w sprawie EU-US Data Privacy Framework, w którym Google LLC uczestniczy. Nie łączymy danych Google Analytics z danymi formularzy ani nie włączamy funkcji reklamowych Google.

Dane z Flowpeek Tracker zbieramy w naszej aplikacji Flowpeek, na serwerach dostawcy Hetzner Online GmbH w Niemczech. Nie przekazujemy ich dostawcom reklam i nie włączamy w nim identyfikatorów kliknięć reklam.

W aplikacji przekazywanie danych do platform sklepowych, reklamowych i marketingowych zależy od integracji włączonych przez właściciela sklepu. Sam katalog obsługiwanych narzędzi nie oznacza przekazywania danych do wszystkich z nich. Zakres podwykonawców i upoważnień dla danych powierzonych określa dokumentacja konkretnego wdrożenia.

Dane z Google Analytics 4 i Google Ads. Właściciel sklepu może w panelu połączyć konto Google Analytics 4 lub Google Ads przyciskiem „Zaloguj się przez Google”. Flowpeek otrzymuje wtedy dostęp tylko w zakresie zaakceptowanym na ekranie zgody Google i pobiera wyłącznie dane potrzebne do raportów tego sklepu. Te dane przetwarzamy na polecenie klienta.

Z Google Analytics 4, z uprawnieniem tylko do odczytu, pobieramy listę usług dostępnych dla konta oraz zbiorcze statystyki wybranej usługi: sesje, użytkowników, zaangażowanie, konwersje, transakcje i przychód według dnia, kanału, źródła, kampanii i typu urządzenia, a także identyfikatory transakcji z ich źródłem. Nie zmieniamy konfiguracji usługi GA4.

Z Google Ads pobieramy listę dostępnych kont oraz wyniki wybranego konta: koszt, kliknięcia, wyświetlenia i konwersje kampanii, identyfikatory kliknięć (gclid), które zapisujemy wyłącznie jako skrót, oraz wyniki i status produktów w kampaniach produktowych. Jeżeli właściciel sklepu włączy audiencje Customer Match, Flowpeek tworzy listę odbiorców na jego koncie Google Ads i wysyła do niej skróty SHA-256 adresów e-mail i numerów telefonów klientów sklepu, którzy zgodzili się na wykorzystanie danych w reklamach i na personalizację reklam. Osoby, które wycofają zgodę, usuwamy z tej listy.

Dane z Google widzi tylko zespół danego sklepu. Nie sprzedajemy ich, nie udostępniamy innym klientom, nie wykorzystujemy do własnych reklam ani do trenowania modeli AI. W trybie domyślnym Flowask i przy własnym kluczu OpenAI zbiorcze wyniki z GA4 i Google Ads mogą trafić do OpenAI wyłącznie jako kontekst pytania zadanego przez użytkownika (punkt 7). Podsumowania AI w powiadomieniach e-mail korzystają tylko z danych pomiaru Flowpeek i nie zawierają danych pobranych z Google. Do DeepSeek nie przekazujemy danych pobranych z Google.

Tokeny dostępu do Google przechowujemy zaszyfrowane i usuwamy po odłączeniu integracji w panelu. Dostęp możesz też w każdej chwili odwołać w ustawieniach konta Google: myaccount.google.com/permissions. Dane pobrane z Google usuwamy razem z panelem po wygaśnięciu subskrypcji (punkt 8).

Flowpeek's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy (developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), including the Limited Use requirements.

7. Flowask, predykcje i przetwarzanie poza EOG

Flowask, asystent AI panelu, odpowiada na pytania w czacie i przygotowuje podsumowania AI w powiadomieniach e-mail. Działa w jednym z dwóch trybów. W trybie domyślnym, rozliczanym kredytami Flowask, zapytania wysyłamy do API OpenAI z konta Flowpeek. Dostawcą usługi API jest OpenAI (OpenAI Ireland Ltd w Irlandii oraz OpenAI, L.L.C. w Stanach Zjednoczonych), który przetwarza te dane na nasze zlecenie; dla danych sklepu, które przetwarzamy na polecenie klienta, jest dalszym podmiotem przetwarzającym. Według warunków OpenAI dane przesyłane przez API nie są domyślnie wykorzystywane do trenowania modeli.

Do OpenAI przekazujemy pytanie, ostatnie wiadomości rozmowy i ograniczoną tabelę zbiorczych wyników raportów wybranego sklepu, a przy podsumowaniach w e-mailach zbiorcze wyniki raportu, którego dotyczy wiadomość. Model nie ma dostępu do bazy danych i nie może zmieniać danych. Filtry ograniczają przekazywanie rozpoznanych danych identyfikacyjnych i sekretów, ale nie gwarantują anonimowości dowolnego tekstu wpisanego przez użytkownika, dlatego nie wpisuj w pytaniach danych osobowych. Historia rozmów jest powiązana z kontem i zakresem sklepu; użytkownik może usuwać swoje rozmowy.

W trybie własnego klucza API klient podłącza klucz OpenAI albo DeepSeek i wybiera model. Te same informacje, z wyjątkiem danych pobranych z Google Analytics 4 i Google Ads (przy kluczu DeepSeek Flowask odpowiada bez nich, zob. punkt 6), trafiają wtedy do wybranego dostawcy w ramach konta klienta i na podstawie umowy klienta z tym dostawcą, a kredyty Flowask nie są zużywane. Umowę z dostawcą, w tym warunki przetwarzania danych i podstawę ich przekazania poza EOG, zawiera i utrzymuje klient. Sam wybór dostawcy, posiadanie klucza API lub opublikowanie przez dostawcę wzoru umowy nie potwierdzają zawarcia właściwych umów.

Miejsce przetwarzania zależy od dostawcy oraz ustawień konta API. OpenAI może przetwarzać dane poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych; w trybie domyślnym przekazanie odbywa się na podstawie zabezpieczeń przewidzianych w umowie przetwarzania danych z OpenAI. Publiczna polityka DeepSeek wskazuje przetwarzanie i przechowywanie danych w Chińskiej Republice Ludowej. Hosting aplikacji Flowpeek w Niemczech nie obejmuje operacji dostawcy AI, a własny klucz API nie zapewnia wyłącznie europejskiej lokalizacji danych. Informacje o konfiguracji Flowpeek, roli stron i zabezpieczeniach przekazania danych można uzyskać pod support@flowpeek.app.

Historia zapisana w panelu jest usuwana razem z jego danymi po wygaśnięciu subskrypcji. Nie oznacza to jednoczesnego usunięcia pytań, odpowiedzi lub innych informacji już przetwarzanych przez dostawcę AI. Retencja i obsługa usunięcia po stronie dostawcy wynikają z warunków jego usługi: w trybie domyślnym z warunków API OpenAI dla konta Flowpeek, a przy własnym kluczu API z zasad i ustawień konta klienta u tego dostawcy.

Nie podejmujemy wobec osób kontaktujących się z Flowpeek wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na ich sytuację. W sklepie Flowpredict może oceniać zachowania i intencję zakupową, a automatyzacje wykonywać reguły klienta. Administrator sklepu odpowiada za podstawę i informację o takim profilowaniu oraz jego skutkach.

8. Jak długo przechowujemy dane

Sam moment zgłoszenia rezygnacji nie kończy dostępu i nie usuwa danych. Panel działa do końca bieżącego okresu rozliczeniowego lub próbnego. Po wygaśnięciu subskrypcji panel jest zablokowany przez 30 dni, w czasie których klient może go odzyskać. Po tym czasie panel i wszystkie zgromadzone w nim dane są usuwane, a kopię bazy danych panelu przechowujemy jeszcze 30 dni wyłącznie w celu przywrócenia panelu na prośbę klienta i następnie trwale ją usuwamy.

Odrębnie traktujemy dokumenty i informacje przetwarzane przez Flowpeek jako administratora, poza danymi usuwanego panelu. Ich przechowywanie wymaga własnego celu i podstawy; nie służy zachowaniu archiwum analitycznego sklepu. Stosujemy następujące zasady:

• Panel, konto i konfiguracja: dostępne przez czas aktywnej subskrypcji. Po jej wygaśnięciu panel jest zablokowany przez 30 dni (klient może go odzyskać), a następnie usuwany wraz z zapisanymi ustawieniami i poświadczeniami integracji.
• Dane zgromadzone w panelu: ruch, zdarzenia, zamówienia, profile, raporty oraz historia rozmów AI są usuwane 30 dni po wygaśnięciu subskrypcji. Kopia bazy danych usuniętego panelu jest przechowywana przez kolejne 30 dni wyłącznie po to, aby przywrócić panel na prośbę klienta, a następnie jest trwale usuwana. Potrzebne eksporty wykonaj przed usunięciem panelu.
• Korespondencja i wsparcie poza panelem: do zakończenia sprawy; gdy dokumentują umowę lub spór, w zakresie koniecznym przez właściwy okres przedawnienia roszczeń. Nie zachowujemy w tym celu całej historii analitycznej sklepu.
• Spotkania umawiane w Calendly: dane rezerwacji przechowujemy przez czas potrzebny do odbycia spotkania i obsługi sprawy, której dotyczy; dalsze ustalenia przed zawarciem umowy traktujemy jak korespondencję.
• Formularz kontaktowy witryny: wiadomości przechowujemy w skrzynce formularza nie dłużej niż 365 dni od wysłania (dokładny okres jest wskazany przy formularzu), a starsze są automatycznie usuwane przy obsłudze skrzynki i codziennie przez zadanie czyszczące. Możemy usunąć wiadomość wcześniej, po jej obsłudze. Retencja skrzynki formularza jest odrębna od dalszej korespondencji prowadzonej w sprawie i od zapisu w CRM.
• Kontakty w systemie CRM: wiadomość z formularza i dane kontaktowe przechowujemy jak korespondencję — do zakończenia sprawy, a gdy rozmowa prowadzi do współpracy, przez czas jej trwania i właściwy okres przedawnienia roszczeń. Powiadomienia w Google Chat podlegają ustawieniom przechowywania naszego konta Google Workspace.
• Newsletter: adres wykorzystujemy do wysyłki do czasu rezygnacji albo zakończenia newslettera. Wypisanie blokuje dalszą wysyłkę; ograniczone informacje o rezygnacji i zgodzie mogą pozostać w GetResponse w celu respektowania wypisu i wykazania prawidłowości postępowania. Lokalna historia formularza na serwerze witryny obejmuje ostatnie 90 dni; starsze wpisy są automatycznie usuwane. Historia ta nie jest listą aktywnych subskrybentów. W razie żądania usunięcia sprawdzamy także dane u dostawcy wysyłki.
• Ograniczenia liczby prób w formularzach: liczniki oparte na skrócie adresu IP lub e-mail wygasają po upływie okna ochronnego (od kilku minut do godziny) i są wtedy usuwane.
• Logi serwera www witryny: do 7 dni, a następnie są automatycznie usuwane.
• Google Analytics 4: dane na poziomie użytkownika i zdarzeń są przechowywane w Google Analytics przez 14 miesięcy, a następnie automatycznie usuwane; zbiorcze raporty statystyczne nie identyfikują osób. Wybór w banerze cookies pamiętamy w przeglądarce przez 12 miesięcy.
• Flowpeek Tracker: odsłony i zdarzenia usuwamy po około 90 dniach. Identyfikator odwiedzającego w przeglądarce wygasa po 12 miesiącach, a odrzucenie zgody usuwa go od razu.
• GetResponse Web Connect: informacje o wizytach pozostają w GetResponse najdłużej do czasu usunięcia kontaktu z listy. Zmiana wyboru w „Ustawieniach cookies” zatrzymuje zbieranie nowych danych; usunięcia danych o wcześniejszych wizytach możesz zażądać pod support@flowpeek.app.
• Dokumenty rozliczeniowe Flowpeek, w tym faktury za usługę: przez okres wynikający z obowiązków podatkowych i rachunkowych, liczony według reguł właściwych dla dokumentu. Zachowanie faktury za abonament nie oznacza zachowania zamówień klientów sklepu z usuniętego panelu.
• Odrębne informacje o bezpieczeństwie i roszczeniach: przez czas potrzebny do wyjaśnienia incydentu lub dochodzenia i obrony roszczeń, w niezbędnym zakresie i na właściwej podstawie. Nie są to kopie danych panelu pozwalające odtworzyć konto.
• Dane przetwarzane przez Flowpeek jako administratora wyłącznie na podstawie zgody: do jej cofnięcia lub wcześniejszego ustania celu. Dowód udzielenia lub cofnięcia zgody może pozostać w zakresie niezbędnym do wykazania prawidłowości postępowania.
• Dane przekazane do dostawców AI i niezależnych kont klienta: w trybie domyślnym Flowask okres przechowywania wynika z warunków API OpenAI dla konta Flowpeek, a przy własnym kluczu API i w innych usługach klienta z ich konfiguracji i umów klienta z tymi dostawcami. Usunięcie panelu Flowpeek nie jest równoznaczne z jednoczesnym usunięciem informacji po ich stronie.

9. Twoje prawa

Możesz wystąpić o dostęp do danych, ich sprostowanie, usunięcie lub ograniczenie przetwarzania, a w przypadkach przewidzianych prawem — o przeniesienie danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w szczególności wobec marketingu bezpośredniego.

Zgodę możesz cofnąć w dowolnym momencie. Cofnięcie nie zmienia zgodności z prawem wcześniejszego przetwarzania. Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy i okoliczności — np. obowiązek zachowania dokumentu rozliczeniowego może ograniczać możliwość jego usunięcia. Zgodę na Google Analytics, Flowpeek Tracker i GetResponse Web Connect wycofasz przez „Ustawienia cookies” w stopce strony. Z newslettera wypiszesz się przez link w wiadomości lub kontakt na support@flowpeek.app.

Napisz na support@flowpeek.app, opisując żądanie. Możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości. Masz także prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Aktualizacja informacji

Politykę aktualizujemy przy zmianie sposobu przetwarzania lub zakresu usług. Numer wersji i dokument do pobrania pomagają zachować treść, z którą się zapoznajesz. Jeżeli zmiana wymaga dodatkowej informacji albo zgody, sama publikacja nowej polityki jej nie zastępuje.