Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher für die Daten im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme mit Flowpeek, der Bestellung und Abrechnung unseres Dienstes sowie der Verwaltung von Konten und dem Support ist die FLOWPEEK PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA (Flowpeek P.S.A., polnische einfache Aktiengesellschaft), ul. Fryderyka Szopena 35C, lok. W164, 35-055 Rzeszów, Polen, Steuernummer (NIP) 8133943331, KRS-Nummer 0001209078. In allen Datenschutzangelegenheiten können Sie an support@flowpeek.app oder an die Anschrift der Gesellschaft schreiben.

Diese Erklärung gilt für die Website flowpeek.pl sowie für die Verarbeitung im Zusammenhang mit der Erbringung des Flowpeek-Dienstes. Wenn Sie den Shop eines unserer Kunden besuchen, lesen Sie bitte auch dessen Datenschutzerklärung: Sein Inhaber entscheidet über die Zwecke der Messung, die aktiven Integrationen und die Kommunikation mit seinen Kunden.

2. Welche Daten wir zu welchem Zweck verarbeiten

Daten erhalten wir direkt von Ihnen, von der Stelle, die ein Konto für Sie angelegt hat, aus der Nutzung des Dienstes sowie von den vom Kunden angebundenen Plattformen und dem Zahlungsdienstleister. Der Umfang hängt von Ihrer Beziehung zu Flowpeek ab.

• Kontakt und Anfragen: E-Mail-Adresse, Vorname, Inhalt der Korrespondenz sowie freiwillig in der Nachricht angegebene Daten. Wenn Sie nach einem Vertragsabschluss fragen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; in anderen Angelegenheiten unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung der Korrespondenz — lit. f. Das Kontaktformular auf flowpeek.pl speichert Vorname, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt, Datum der Anfrage sowie Version und Zeitpunkt der Bestätigung der Datenschutzhinweise, um die Bearbeitung der Kontaktaufnahme zu dokumentieren. Die Nachricht gelangt in das Postfach des Formulars auf dem Server der Website sowie in unser CRM-System, in dem wir das weitere Gespräch führen; Zugriff darauf haben nur befugte Personen aus dem Flowpeek-Team. Über eine neue Nachricht wird das Team in Google Chat benachrichtigt. Führt das Gespräch zu einer Zusammenarbeit, übertragen wir die Kontaktdaten im CRM in die Kundenakte. Das Formular versendet keine E-Mail-Benachrichtigungen.
• Terminvereinbarung: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, gewählter Termin und Zeitzone sowie die Information, aus welchem Bereich der Website die Buchung kam (UTM-Parameter). Online-Termine wie eine Flowpeek-Demo oder eine kostenlose Analyse-Überprüfung vereinbaren Sie über Calendly. Rechtsgrundlage sind Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage vor Vertragsabschluss erfolgen — lit. b, und hinsichtlich der Auswertung, welche Bereiche der Website zu Gesprächen führen, unser berechtigtes Interesse — lit. f.
• Konto und Vertragserfüllung: Login, E-Mail-Adresse, Benutzername, Berechtigungen, Daten zu Unternehmen, Shop und Konfiguration, Bearbeitungsverlauf sowie gesicherte Zugangsdaten. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung — lit. b; für befugte Mitarbeiter des Kunden und die Zugangsverwaltung zudem das berechtigte Interesse an der Abwicklung dieser Zusammenarbeit — lit. f. Die Anwendung kann vom Nutzer konfigurierte Benachrichtigungen und Berichte versenden; diese sind Bestandteil der Kontoverwaltung und vom Marketing-Newsletter der Website getrennt.
• Abrechnung: Daten des Käufers, Steuernummer (NIP), Anschrift, Bestell- und Zahlungskennungen, Beträge und Abrechnungsstatus, einschließlich der Käufe von Flowask-Credit-Paketen, sowie aggregierte Daten ohne Daten der Shopkunden: tägliche Bestellzahlen und die Anzahl der Panel-Domains, aus denen sich der Plan ergibt, sowie Guthaben und Verbrauch der Flowask-Credits (Anzahl der Fragen, KI-Zusammenfassungen und verbrauchten Credits, ohne Gesprächsinhalte). Rechtsgrundlage sind der Vertrag (lit. b) und steuer- und buchhaltungsrechtliche Pflichten (lit. c).
• Sicherheit und Ansprüche: Informationen über Anmeldungen, technische Ereignisse, die IP-Adresse oder deren Hash sowie Korrespondenz zu einem Streitfall. Der Server der Website speichert technische Informationen über Anfragen in Protokollen, die bis zu 7 Tage aufbewahrt werden, und die Kontakt- und Newsletter-Formulare schützen wir vor Missbrauch durch zeitlich begrenzte Zähler von Versuchen, die auf einem Hash der IP-Adresse und bei der Newsletter-Anmeldung auch der E-Mail-Adresse beruhen; die Zähler dienen nicht dem Werbeprofiling. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse am Schutz der Website und des Dienstes sowie an der Feststellung, Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen — lit. f.
• Newsletter „Shop unter der Lupe“: E-Mail-Adresse, Inhalt und Version der Einwilligung, Zeitpunkt und Ort der Anmeldung sowie Status der Übermittlung an GetResponse. Die Daten dienen dem Versand von Tipps zur E-Commerce-Analyse und zur Nutzung von Flowpeek auf Grundlage einer freiwilligen Einwilligung — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — sowie der Einwilligung in elektronische Kommunikation. Den lokalen Verlauf der Anmeldungen und Einwilligungen bewahren wir auf, um die Erteilung der Einwilligung nachzuweisen — berechtigtes Interesse, lit. f. Die Anmeldung erfordert die Bestätigung der Adresse per E-Mail. Weder das Kontaktformular noch der Kauf des Dienstes melden automatisch zum Newsletter an.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.): Mit Ihrer Einwilligung erfassen wir Besuchsstatistiken der Website flowpeek.pl — unter anderem besuchte Unterseiten, Zugriffsquelle, ungefährer Standort, Geräte- und Browsertyp sowie pseudonyme Kennungen, die in Google-Analytics-Cookies gespeichert werden. Zweck ist ausschließlich die Messung des Traffics und die Verbesserung der Website. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Das Google-Analytics-Skript arbeitet im Consent Mode v2: Bis zur Auswahl von „Alle akzeptieren“ oder „Nur Analyse“ speichert es keine Analyse-Cookies, und Werbesignale (ad_storage, ad_user_data, ad_personalization) bleiben auch nach der Zustimmung deaktiviert. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile der Website widerrufen.
• Flowpeek Tracker (unser eigenes Werkzeug): Mit Ihrer Einwilligung erfassen wir Besuchsstatistiken der Website flowpeek.pl: besuchte Unterseiten, Zugriffsquelle (Adresse der verweisenden Seite und UTM-Parameter), Geräte- und Browsertyp, Sprache, Verweildauer und Scrolltiefe sowie Klicks auf die Schaltflächen für den Test und die Terminvereinbarung, das Absenden des Formulars, die Nutzung des Rechners und des Videos. Aus der IP-Adresse ermitteln wir Land, Region und Stadt, die Adresse selbst gelangt jedoch nicht in die Messdaten. Besucher und Sitzung kennzeichnen wir mit zufälligen, pseudonymen Kennungen. Der Tracker liest keine Formularinhalte aus. Zweck ist die Messung des Traffics und die Verbesserung der Website. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile der Website widerrufen.
• GetResponse Web Connect (GetResponse S.A.): Mit Ihrer Einwilligung erfassen wir Informationen über besuchte Unterseiten von flowpeek.pl, die IP-Adresse, technische Browserdaten sowie eine Kennung, die im Tracking-Cookie von GetResponse gespeichert wird. Wenn Sie die Website über einen Link in einer unserer Nachrichten aufrufen, verknüpft GetResponse diese Besuche mit Ihrem Kontakt in unserer Liste, also mit Ihrer E-Mail-Adresse. Zweck ist es zu prüfen, welche Nachrichten auf die Website führen, und künftige Nachrichten an Ihre Interessen anzupassen. Diese Anpassung entfaltet Ihnen gegenüber keine rechtliche Wirkung. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Der Code wird ausschließlich nach Auswahl von „Alle akzeptieren“ im Cookie-Banner ausgeführt. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile der Website widerrufen.

3. Ist die Angabe von Daten verpflichtend?

Die Angabe von Daten ist freiwillig, Kontaktdaten sind jedoch erforderlich, um zu antworten, und Konto- und Abrechnungsdaten, um einen Vertrag zu schließen und zu erfüllen. Ohne die erforderlichen Daten können diese Vorgänge nicht durchgeführt werden. Der Umfang der für die Ausstellung von Abrechnungsunterlagen erforderlichen Angaben ergibt sich aus den Rechtsvorschriften.

Senden Sie uns keine Passwörter, Kartendaten oder sensiblen Informationen in einer gewöhnlichen Nachricht oder einer Frage an die KI. Die Bestätigung im Formular, dass Sie die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben, ist keine Einwilligung in Werbung.

Der Newsletter ist kostenlos und freiwillig. Er erfordert kein Konto in der Anwendung. Ohne E-Mail-Adresse und Einwilligung können wir den Newsletter nicht versenden; eine Abmeldung hat keinen Einfluss auf die Nutzung von Flowpeek oder die Abonnementbedingungen.

4. Daten von Besuchern und Kunden der Shops

Der Shopinhaber ist Verantwortlicher für die Daten seiner Besucher und Kunden. Wenn wir diese Daten in seinem Auftrag verarbeiten, handelt Flowpeek als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Eine eigene Domain und eine serverseitige Implementierung ändern nicht automatisch die Rollen oder die Pflichten in Bezug auf Einwilligungen.

Je nach Einstellungen und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung kann die Anwendung pseudonyme Besuchskennungen, Seitenaufrufe und Seitenadressen, Traffic-Quellen, Ereignisse, Aktivitätszeiten, Geräteparameter sowie Bestelldaten erhalten: Kennung, Produkte, Beträge, Währung, Status und Retouren. Eine pseudonyme Kennung bedeutet nicht, dass die Daten keine personenbezogenen Daten mehr sind.

Nach Aktivierung von Flowprofile kann die Integration zudem E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kundenkennung sowie Informationen über Einwilligungen und deren Herkunft übermitteln. Heatmaps können Klickpositionen, Scrollverhalten und stichprobenartig erfasste Mausbewegungen umfassen; der Heatmap-Tracker selbst erfasst keine Inhalte von Formularfeldern. Eine gesondert aktivierte Profilintegration kann Kontaktdaten aus dem Konto, aus Bestellungen oder aus unterstützten Formularen übermitteln.

Anfragen zu Daten aus einem bestimmten Shop richten Sie am besten an dessen Inhaber. Flowpeek unterstützt ihn bei der Wahrung der Betroffenenrechte im Rahmen der Auftragsverarbeitung; den bloßen Zugriff auf Shopdaten nutzen wir nicht als Einwilligung für eigenes Marketing gegenüber seinen Kunden.

5. Cookies und Browserspeicher

Die Marketing-Website setzt keine Werbepixel ein. Es gibt zwei externe Messwerkzeuge, und beide arbeiten ausschließlich mit Ihrer Einwilligung. Google Analytics 4 speichert Analyse-Cookies (_ga, _ga_*) erst nach Auswahl von „Alle akzeptieren“ oder „Nur Analyse“ im Cookie-Banner; vor der Entscheidung und nach einer Ablehnung arbeitet es im Modus verweigerter Einwilligung, ohne Analyse- und Werbe-Cookies. Den Code von GetResponse Web Connect laden wir erst nach Auswahl von „Alle akzeptieren“. Er speichert ein Tracking-Cookie von GetResponse, das nach einem Aufruf über einen Link in unserer Nachricht die Wiedererkennung weiterer Besuche ermöglicht. Den Flowpeek Tracker, unser eigenes Messwerkzeug, laden wir erst nach Auswahl von „Alle akzeptieren“ oder „Nur Analyse“. Er speichert keine Cookies. Im Browserspeicher (localStorage, sessionStorage, IndexedDB) hinterlegt er eine zufällige Besucherkennung für 12 Monate, eine Sitzungskennung, den Einwilligungsstatus und eine Warteschlange nicht gesendeter Ereignisse. Nach einer Ablehnung löscht der Tracker diese Kennungen und die Warteschlange, sendet ein einziges Signal über den Widerruf der Einwilligung und beendet die Messung. Im Browserspeicher verbleibt dann nur ein technischer Eintrag über diese Entscheidung. Ihre Auswahl speichern wir im Browserspeicher (localStorage, flowpeek_cookie_consent) für 12 Monate, danach fragen wir erneut. Sie können sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile ändern. Nach einer Ablehnung löschen wir die Google-Analytics-Cookies von der Domain der Website, und nach dem Widerruf der Marketing-Einwilligung führen wir den GetResponse-Code nicht mehr aus. Ein zuvor gespeichertes GetResponse-Cookie löscht die Website nicht; Sie können dies in den Browsereinstellungen tun. Schriftarten, Grafiken und das Präsentationsvideo werden aus den Dateien der Website bereitgestellt. Das Video wird erst nach dem Öffnen des Players geladen und nutzt keinen externen Videodienst. Das Logo eines externen Dienstes ist kein Tracking-Skript dieses Dienstes.

Notwendige Cookies können die Anmeldung aufrechterhalten und Formulare vor Missbrauch schützen. Das Panel der Anwendung verwendet ein Sitzungscookie. Die Kontakt- und Newsletter-Formulare auf flowpeek.pl verwenden flowpeek_contact_form, und das Team-Panel zur Bearbeitung von Anfragen verwendet flowpeek_contact_admin. Dies sind Sitzungscookies; der interne Verwaltungsbereich beendet die Anmeldung nach 30 Minuten Inaktivität oder nach 8 Stunden. Die Newsletter-Anmeldung verbindet den Flowpeek-Server mit GetResponse; auf der Website binden wir kein GetResponse-Formular ein, und der Tracking-Code von Web Connect wird nur mit der oben beschriebenen Einwilligung ausgeführt.

Die Flowpeek-Messung im Shop hat eine eigene Konfiguration. Der Tracker nutzt localStorage, sessionStorage und eine IndexedDB-Warteschlange, unter anderem für Kennungen, den Einwilligungsstatus und nicht zugestellte Ereignisse. Er setzt kein eigenes identifizierendes Cookie. Auch diese Technologien unterliegen den Datenschutzregeln; die Bezeichnung „first-party“ ersetzt nicht die erforderliche Einwilligung.

Umfang und Dauer der Messung im Shop beschreibt dessen Verantwortlicher. Sie können Einwilligungen über das vom Shop bereitgestellte Werkzeug verwalten und Website-Daten im Browser löschen. Das Blockieren der notwendigen Sitzung kann die Anmeldung oder das Absenden eines Formulars verhindern.

6. Empfänger, Integrationen und Daten von Google

Zugriff auf Daten können befugte Personen in unserem Team sowie Anbieter von Hosting, Infrastruktur, E-Mail, technischem Support und Buchhaltung erhalten — in dem für den jeweiligen Dienst erforderlichen Umfang und auf geeigneter Rechtsgrundlage. Daten können außerdem an gesetzlich befugte Behörden übermittelt werden.

Die Website flowpeek.pl, einschließlich des Kontaktformulars, des Anfragepostfachs und des lokalen Verlaufs der Newsletter-Anmeldungen, läuft auf einem Server des Anbieters Hetzner Online GmbH in Deutschland (Europäische Union), den wir über das Verwaltungspanel CloudPanel administrieren. Die Formulardaten werden auf diesem Server außerhalb der öffentlich zugänglichen Dateien der Website gespeichert. Hetzner verarbeitet sie ausschließlich im Rahmen des Infrastrukturbetriebs.

Nachrichten aus dem Kontaktformular übermitteln wir an unser CRM-System (Software RISE), das auf einem Server des Anbieters dhosting.pl Sp. z o.o. in Polen läuft. Die Verbindung ist verschlüsselt, und jede Anfrage ist mit dem Schlüssel der Website signiert; die IP-Adresse übermitteln wir nicht. Die Benachrichtigung über eine neue Nachricht — mit Vorname, E-Mail-Adresse, Anfang des Inhalts und Quelle der Anfrage — geht an das Team in Google Chat, einem Dienst von Google Workspace, der von Google Ireland Ltd. erbracht wird. Daten können an Google LLC in den Vereinigten Staaten übermittelt werden; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, an dem Google LLC teilnimmt.

Anbieter der Anwendungsinfrastruktur ist die Hetzner Online GmbH. Wir nutzen dedizierte Server in Deutschland, im Europäischen Wirtschaftsraum. Dieser Standort betrifft den Betrieb der Flowpeek-Anwendung. Daten, die an den KI-Anbieter für Flowask übermittelt werden (standardmäßig OpenAI, bei eigenem API-Schlüssel der vom Kunden gewählte Anbieter, siehe Punkt 7), sowie Daten, die über aktive Integrationen übermittelt werden, können auch außerhalb des EWR verarbeitet werden.

Zahlungen wickelt Stripe ab. Nach Auswahl der Schaltfläche für den Test gelangen Sie zum Stripe-Formular, in dem Sie Ihre Zahlungsdaten eingeben; über Stripe bezahlen Sie auch die im Panel gekauften Flowask-Credit-Pakete. Die Flowpeek-Website speichert nicht die vollständige Nummer Ihrer Karte. Stripe kann Daten auch für eigene, in seiner Datenschutzerklärung beschriebene Zwecke im Zusammenhang mit Zahlungen und Sicherheit verarbeiten.

Online-Termine vereinbaren wir über Calendly, einen Dienst der Calendly LLC aus den Vereinigten Staaten. Nach Auswahl der Schaltfläche „Demo vereinbaren“ oder der Anmeldung zur Analyse-Überprüfung gelangen Sie in einem neuen Tab auf die Website von Calendly; die Flowpeek-Website bindet weder den Kalender noch Skripte von Calendly ein. Calendly verarbeitet die Buchungsdaten in unserem Auftrag und verwendet auf seiner Website eigene Cookies, die in seiner Datenschutzerklärung beschrieben sind. Daten können in die Vereinigten Staaten übermittelt werden; Calendly gibt an, am EU-US Data Privacy Framework teilzunehmen, für das die Europäische Kommission einen Beschluss über ein angemessenes Schutzniveau erlassen hat.

Den Betrieb des Newsletters haben wir der GetResponse S.A. mit Sitz in Danzig (Polen) übertragen. Nach dem Absenden des aktiven Formulars übermitteln wir GetResponse die E-Mail-Adresse sowie die Kennung der Newsletter-Liste. Der Dienst übernimmt die Bestätigung der Anmeldung, den Versand und die Abmeldung. Nach Auswahl von „Alle akzeptieren“ im Cookie-Banner erhält GetResponse im Rahmen von Web Connect auch Informationen über Besuche auf flowpeek.pl (siehe Punkte 2 und 5). Die Daten werden in unserem Auftrag im Rahmen einer Auftragsverarbeitung verarbeitet; nähere Informationen zu Empfängern und Sicherheitsmaßnahmen erhalten Sie unter support@flowpeek.app.

Nach Erteilung Ihrer Einwilligung verarbeitet Google Ireland Ltd. (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) die Besuchsstatistiken der Website im Rahmen von Google Analytics 4. Daten können an Google LLC in den Vereinigten Staaten übermittelt werden; Grundlage einer solchen Übermittlung ist der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, an dem Google LLC teilnimmt. Wir verknüpfen Google-Analytics-Daten nicht mit Formulardaten und aktivieren keine Werbefunktionen von Google.

Die Daten des Flowpeek Trackers erfassen wir in unserer Flowpeek-Anwendung auf Servern des Anbieters Hetzner Online GmbH in Deutschland. Wir geben sie nicht an Werbeanbieter weiter und aktivieren darin keine Werbeklick-Kennungen.

In der Anwendung hängt die Übermittlung von Daten an Shop-, Werbe- und Marketingplattformen von den vom Shopinhaber aktivierten Integrationen ab. Der bloße Katalog unterstützter Werkzeuge bedeutet nicht, dass Daten an alle diese Werkzeuge übermittelt werden. Den Umfang der Unterauftragsverarbeiter und Befugnisse für die im Auftrag verarbeiteten Daten legt die Dokumentation der jeweiligen Implementierung fest.

Daten aus Google Analytics 4 und Google Ads. Der Shopinhaber kann im Panel ein Konto bei Google Analytics 4 oder Google Ads über die Schaltfläche „Mit Google anmelden“ verbinden. Flowpeek erhält dann nur Zugriff in dem auf dem Google-Einwilligungsbildschirm akzeptierten Umfang und ruft ausschließlich die für die Berichte dieses Shops erforderlichen Daten ab. Diese Daten verarbeiten wir im Auftrag des Kunden.

Aus Google Analytics 4 rufen wir mit reiner Leseberechtigung die Liste der für das Konto verfügbaren Properties sowie aggregierte Statistiken der gewählten Property ab: Sitzungen, Nutzer, Engagement, Conversions, Transaktionen und Umsatz nach Tag, Kanal, Quelle, Kampagne und Gerätetyp sowie Transaktionskennungen mit ihrer Quelle. Die Konfiguration der GA4-Property ändern wir nicht.

Aus Google Ads rufen wir die Liste der verfügbaren Konten sowie die Ergebnisse des gewählten Kontos ab: Kosten, Klicks, Impressionen und Conversions der Kampagnen, Klickkennungen (gclid), die wir ausschließlich als Hash speichern, sowie Ergebnisse und Status der Produkte in Produktkampagnen. Aktiviert der Shopinhaber Customer-Match-Zielgruppen, erstellt Flowpeek in seinem Google-Ads-Konto eine Zielgruppenliste und überträgt in diese SHA-256-Hashes der E-Mail-Adressen und Telefonnummern derjenigen Shopkunden, die der Nutzung ihrer Daten in der Werbung und der Personalisierung von Werbung zugestimmt haben. Personen, die ihre Einwilligung widerrufen, entfernen wir aus dieser Liste.

Die Daten von Google sieht nur das Team des jeweiligen Shops. Wir verkaufen sie nicht, geben sie nicht an andere Kunden weiter und verwenden sie weder für eigene Werbung noch zum Training von KI-Modellen. Im Standardmodus von Flowask und bei einem eigenen OpenAI-Schlüssel können aggregierte Ergebnisse aus GA4 und Google Ads ausschließlich als Kontext einer vom Nutzer gestellten Frage an OpenAI gelangen (Punkt 7). KI-Zusammenfassungen in E-Mail-Benachrichtigungen nutzen nur Flowpeek-Messdaten und enthalten keine von Google abgerufenen Daten. An DeepSeek übermitteln wir keine von Google abgerufenen Daten.

Zugriffstokens für Google speichern wir verschlüsselt und löschen sie nach dem Trennen der Integration im Panel. Den Zugriff können Sie außerdem jederzeit in den Einstellungen Ihres Google-Kontos widerrufen: myaccount.google.com/permissions. Von Google abgerufene Daten löschen wir zusammen mit dem Panel nach Ablauf des Abonnements (Punkt 8).

Die Nutzung von Informationen, die Flowpeek über Google-APIs erhält, und deren Übertragung an andere Anwendungen erfolgen im Einklang mit der Google API Services User Data Policy (developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

7. Flowask, Prognosen und Verarbeitung außerhalb des EWR

Flowask, der KI-Assistent des Panels, beantwortet Fragen im Chat und erstellt KI-Zusammenfassungen in E-Mail-Benachrichtigungen. Er arbeitet in einem von zwei Modi. Im Standardmodus, der in Flowask-Credits abgerechnet wird, senden wir Anfragen über das Konto von Flowpeek an die OpenAI-API. Anbieter des API-Dienstes ist OpenAI (OpenAI Ireland Ltd in Irland sowie OpenAI, L.L.C. in den Vereinigten Staaten), das diese Daten in unserem Auftrag verarbeitet; für Shopdaten, die wir im Auftrag des Kunden verarbeiten, ist OpenAI ein weiterer Auftragsverarbeiter (Unterauftragsverarbeiter). Nach den Bedingungen von OpenAI werden über die API übermittelte Daten standardmäßig nicht zum Training von Modellen verwendet.

An OpenAI übermitteln wir die Frage, die letzten Nachrichten des Gesprächs und eine begrenzte Tabelle aggregierter Berichtsergebnisse des gewählten Shops, bei Zusammenfassungen in E-Mails die aggregierten Ergebnisse des Berichts, auf den sich die Nachricht bezieht. Das Modell hat keinen Zugriff auf die Datenbank und kann keine Daten ändern. Filter begrenzen die Übermittlung erkannter Identifikationsdaten und Geheimnisse, garantieren jedoch nicht die Anonymität beliebiger vom Nutzer eingegebener Texte; geben Sie daher in Ihren Fragen keine personenbezogenen Daten ein. Der Gesprächsverlauf ist mit dem Konto und dem Shop-Bereich verknüpft; Nutzer können ihre Gespräche löschen.

Im Modus mit eigenem API-Schlüssel bindet der Kunde einen Schlüssel von OpenAI oder DeepSeek an und wählt das Modell. Dieselben Informationen, mit Ausnahme der aus Google Analytics 4 und Google Ads abgerufenen Daten (mit einem DeepSeek-Schlüssel antwortet Flowask ohne diese, siehe Punkt 6), gehen dann im Rahmen des Kundenkontos und auf Grundlage des Vertrags des Kunden mit diesem Anbieter an den gewählten Anbieter, und Flowask-Credits werden nicht verbraucht. Den Vertrag mit dem Anbieter, einschließlich der Bedingungen der Datenverarbeitung und der Grundlage für die Übermittlung außerhalb des EWR, schließt und unterhält der Kunde. Die bloße Wahl des Anbieters, der Besitz eines API-Schlüssels oder die Veröffentlichung eines Vertragsmusters durch den Anbieter bestätigen nicht den Abschluss der erforderlichen Verträge.

Der Ort der Verarbeitung hängt vom Anbieter und den Einstellungen des API-Kontos ab. OpenAI kann Daten außerhalb des EWR verarbeiten, insbesondere in den Vereinigten Staaten; im Standardmodus erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der im Auftragsverarbeitungsvertrag mit OpenAI vorgesehenen Garantien. Die öffentliche Datenschutzerklärung von DeepSeek nennt die Verarbeitung und Speicherung von Daten in der Volksrepublik China. Das Hosting der Flowpeek-Anwendung in Deutschland umfasst nicht die Vorgänge des KI-Anbieters, und ein eigener API-Schlüssel gewährleistet keinen ausschließlich europäischen Datenstandort. Informationen zur Konfiguration von Flowpeek, zur Rolle der Parteien und zu den Garantien für die Datenübermittlung erhalten Sie unter support@flowpeek.app.

Der im Panel gespeicherte Verlauf wird zusammen mit dessen Daten nach Ablauf des Abonnements gelöscht. Dies bedeutet nicht, dass gleichzeitig Fragen, Antworten oder andere Informationen gelöscht werden, die bereits vom KI-Anbieter verarbeitet wurden. Speicherdauer und Löschung auf Seiten des Anbieters ergeben sich aus den Bedingungen seines Dienstes: im Standardmodus aus den API-Bedingungen von OpenAI für das Konto von Flowpeek, bei eigenem API-Schlüssel aus den Regeln und Einstellungen des Kundenkontos bei diesem Anbieter.

Gegenüber Personen, die Flowpeek kontaktieren, treffen wir keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Im Shop kann Flowpredict Verhalten und Kaufabsicht bewerten, und Automatisierungen können Regeln des Kunden ausführen. Der Verantwortliche des Shops ist für die Rechtsgrundlage und die Information über ein solches Profiling und dessen Folgen verantwortlich.

8. Wie lange wir Daten speichern

Der bloße Zeitpunkt der Kündigung beendet weder den Zugang noch löscht er Daten. Das Panel funktioniert bis zum Ende des laufenden Abrechnungs- oder Testzeitraums. Nach Ablauf des Abonnements ist das Panel 30 Tage lang gesperrt; in dieser Zeit kann der Kunde es wiederherstellen. Danach werden das Panel und alle darin gesammelten Daten gelöscht, und eine Kopie der Datenbank des Panels bewahren wir noch 30 Tage ausschließlich zur Wiederherstellung des Panels auf Wunsch des Kunden auf und löschen sie anschließend endgültig.

Gesondert behandeln wir Unterlagen und Informationen, die Flowpeek als Verantwortlicher verarbeitet, außerhalb der Daten des zu löschenden Panels. Ihre Aufbewahrung erfordert einen eigenen Zweck und eine eigene Rechtsgrundlage; sie dient nicht der Aufbewahrung eines Analysearchivs des Shops. Wir wenden folgende Regeln an:

• Panel, Konto und Konfiguration: verfügbar während eines aktiven Abonnements. Nach dessen Ablauf ist das Panel 30 Tage lang gesperrt (der Kunde kann es wiederherstellen) und wird anschließend zusammen mit den gespeicherten Einstellungen und Zugangsdaten der Integrationen gelöscht.
• Im Panel gesammelte Daten: Traffic, Ereignisse, Bestellungen, Profile, Berichte sowie der Verlauf der KI-Gespräche werden 30 Tage nach Ablauf des Abonnements gelöscht. Eine Kopie der Datenbank des gelöschten Panels wird weitere 30 Tage ausschließlich aufbewahrt, um das Panel auf Wunsch des Kunden wiederherzustellen, und anschließend endgültig gelöscht. Benötigte Exporte sollten Sie vor der Löschung des Panels erstellen.
• Korrespondenz und Support außerhalb des Panels: bis zum Abschluss der Angelegenheit; wenn sie einen Vertrag oder einen Streitfall dokumentieren, im erforderlichen Umfang für die maßgebliche Verjährungsfrist von Ansprüchen. Zu diesem Zweck bewahren wir nicht den gesamten Analyseverlauf des Shops auf.
• Über Calendly vereinbarte Termine: Buchungsdaten speichern wir so lange, wie es für die Durchführung des Termins und die Bearbeitung der betreffenden Angelegenheit erforderlich ist; weitere Absprachen vor Vertragsabschluss behandeln wir wie Korrespondenz.
• Kontaktformular der Website: Nachrichten bewahren wir im Postfach des Formulars höchstens 365 Tage ab dem Absenden auf (die genaue Frist ist beim Formular angegeben); ältere Nachrichten werden bei der Bearbeitung des Postfachs sowie täglich durch eine Bereinigungsaufgabe automatisch gelöscht. Wir können eine Nachricht nach ihrer Bearbeitung auch früher löschen. Die Speicherdauer im Postfach des Formulars ist unabhängig von der weiteren Korrespondenz in der Angelegenheit und vom Eintrag im CRM.
• Kontakte im CRM-System: Die Nachricht aus dem Formular und die Kontaktdaten speichern wir wie Korrespondenz — bis zum Abschluss der Angelegenheit und, wenn das Gespräch zu einer Zusammenarbeit führt, für deren Dauer und die maßgebliche Verjährungsfrist von Ansprüchen. Benachrichtigungen in Google Chat unterliegen den Aufbewahrungseinstellungen unseres Google-Workspace-Kontos.
• Newsletter: Die Adresse verwenden wir für den Versand bis zur Abmeldung oder bis zur Einstellung des Newsletters. Die Abmeldung sperrt den weiteren Versand; begrenzte Informationen über die Abmeldung und die Einwilligung können bei GetResponse verbleiben, um die Abmeldung zu beachten und die Ordnungsmäßigkeit des Vorgehens nachzuweisen. Der lokale Formularverlauf auf dem Server der Website umfasst die letzten 90 Tage; ältere Einträge werden automatisch gelöscht. Dieser Verlauf ist keine Liste aktiver Abonnenten. Bei einem Löschungsersuchen prüfen wir auch die Daten beim Versanddienstleister.
• Begrenzung der Anzahl von Versuchen in Formularen: Zähler auf Grundlage eines Hashes der IP- oder E-Mail-Adresse verfallen nach Ablauf des Schutzfensters (von einigen Minuten bis zu einer Stunde) und werden dann gelöscht.
• Protokolle des Webservers der Website: bis zu 7 Tage, danach werden sie automatisch gelöscht.
• Google Analytics 4: Daten auf Nutzer- und Ereignisebene werden in Google Analytics 14 Monate lang gespeichert und anschließend automatisch gelöscht; aggregierte statistische Berichte identifizieren keine Personen. Ihre Auswahl im Cookie-Banner speichern wir im Browser für 12 Monate.
• Flowpeek Tracker: Seitenaufrufe und Ereignisse löschen wir nach etwa 90 Tagen. Die Besucherkennung im Browser verfällt nach 12 Monaten, und die Ablehnung der Einwilligung löscht sie sofort.
• GetResponse Web Connect: Informationen über Besuche verbleiben bei GetResponse höchstens bis zur Entfernung des Kontakts aus der Liste. Eine Änderung der Auswahl in den „Cookie-Einstellungen“ stoppt die Erfassung neuer Daten; die Löschung von Daten über frühere Besuche können Sie unter support@flowpeek.app verlangen.
• Abrechnungsunterlagen von Flowpeek, einschließlich Rechnungen für den Dienst: für den Zeitraum, der sich aus steuer- und buchhaltungsrechtlichen Pflichten ergibt, berechnet nach den für die jeweilige Unterlage geltenden Regeln. Die Aufbewahrung einer Rechnung für das Abonnement bedeutet nicht die Aufbewahrung der Bestellungen von Shopkunden aus dem gelöschten Panel.
• Gesonderte Informationen zu Sicherheit und Ansprüchen: so lange, wie es für die Aufklärung eines Vorfalls oder die Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist, im notwendigen Umfang und auf geeigneter Rechtsgrundlage. Dies sind keine Kopien von Paneldaten, die eine Wiederherstellung des Kontos ermöglichen.
• Daten, die Flowpeek als Verantwortlicher ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet: bis zu deren Widerruf oder bis zum früheren Wegfall des Zwecks. Der Nachweis über die Erteilung oder den Widerruf der Einwilligung kann im zum Nachweis der Ordnungsmäßigkeit erforderlichen Umfang verbleiben.
• An KI-Anbieter und unabhängige Konten des Kunden übermittelte Daten: Im Standardmodus von Flowask ergibt sich die Speicherdauer aus den API-Bedingungen von OpenAI für das Konto von Flowpeek, bei eigenem API-Schlüssel und in anderen Diensten des Kunden aus deren Konfiguration und den Verträgen des Kunden mit diesen Anbietern. Die Löschung des Flowpeek-Panels ist nicht gleichbedeutend mit der gleichzeitigen Löschung der Informationen auf deren Seite.

9. Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten, deren Berichtigung, Löschung oder die Einschränkung der Verarbeitung sowie in den gesetzlich vorgesehenen Fällen die Datenübertragbarkeit verlangen. Sie können der Verarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses widersprechen, insbesondere der Direktwerbung.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung. Der Umfang der einzelnen Rechte hängt von der Rechtsgrundlage und den Umständen ab — z. B. kann die Pflicht zur Aufbewahrung einer Abrechnungsunterlage die Möglichkeit ihrer Löschung einschränken. Die Einwilligung für Google Analytics, den Flowpeek Tracker und GetResponse Web Connect widerrufen Sie über die „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile der Website. Vom Newsletter melden Sie sich über den Link in der Nachricht oder per Kontakt an support@flowpeek.app ab.

Schreiben Sie an support@flowpeek.app und beschreiben Sie Ihr Anliegen. Wir können Sie um Informationen bitten, die zur Bestätigung Ihrer Identität erforderlich sind. Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde beim Präsidenten des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO) einzulegen.

10. Aktualisierung der Informationen

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich die Art der Verarbeitung oder der Umfang der Dienste ändert. Die Versionsnummer und das herunterladbare Dokument helfen Ihnen, den Inhalt aufzubewahren, den Sie gelesen haben. Erfordert eine Änderung zusätzliche Informationen oder eine Einwilligung, ersetzt die bloße Veröffentlichung der neuen Erklärung diese nicht.